Bent u inhoudingsplichtige en betaalt u ook bedragen aan natuurlijke personen die geen werknemer bij u zijn? Dan is de kans groot dat u uiterlijk 31 januari 2026 een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD) voor het jaar 2025 moet doen.
Opgaaf UBD 2025
De verplichting om een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD) te doen bestaat al een paar jaar. De verplichting geldt voor inhoudingsplichtigen (dat zijn alle (rechts)personen met een loonheffingennummer) en bepaalde collectieve beheersorganisaties als zij bedragen betalen aan natuurlijke personen. Vroeger konden zij wachten op een uitnodiging van de Belastingdienst, maar sinds een paar jaar zijn zij verplicht om de opgaaf UBD uit eigen beweging doen.
Let op! Heeft u geen werknemers meer in dienst, maar nog wel een loonheffingennummer? Dan bent u ook verplicht om de opgaaf UBD te doen.
Wanneer niet?
Moet u dan elke betaling die u in 2025 doet aan een natuurlijke persoon doorgeven? Nee dat hoeft niet. De verplichting geldt alleen als u een betaling doet voor door de natuurlijke persoon verrichte werkzaamheden en/of diensten. Verder zijn uitgezonderd:
- Betalingen die u doet aan een natuurlijke persoon die werknemer is bij u.
- Betalingen die u doet aan een natuurlijke persoon die onder de zogenaamde vrijwilligersregeling valt (dat wil onder meer zeggen dat de betaling maximaal € 210 per maand en € 2.100 per jaar bedraagt in 2025).
- Betalingen die u doet aan een natuurlijke persoon die voor zijn werkzaamheden een factuur met btw aan u uitreikt.
Let op! Een ondernemer – natuurlijke persoon – die een btw-vrijstelling, de KOR of een btw-verleggingsregeling toepast, reikt geen factuur met btw aan u uit. Ook betalingen aan deze ondernemers – natuurlijke personen- moet u daarom in uw opgaaf UBD meenemen.
Welke gegevens?
In de opgaaf UBD neemt u op:
- naam, adres, bsn en geboortedatum van de natuurlijke persoon,
- de in 2025 betaalde bedragen (zowel in geld als in natura) inclusief eventuele kostenvergoedingen aan de natuurlijke persoon, en
- de datum waarop u de betaling deed.
Let op!Als u meerdere betalingen aan één natuurlijke persoon doet in 2025, mag u ook het totaalbedrag doorgeven. De datum is dan de datum van de laatste betaling in 2025.
Deadline 31 januari 2026
U kunt de opgaaf UBD 2025 doen tot en met 31 januari 2026. De opgaaf moet u digitaal doen.
Let op! Betalingen die u doet in 2026, hoeft u pas uiterlijk 31 januari 2027 door te geven. Dit is ook het geval als de natuurlijke persoon de werkzaamheden in 2025 verrichte, maar u pas in 2026 betaalt.